要素三：工具

　　流程有助于人规避自己的不足，从而大展拳脚。尽管项目参与人员有时能够有效地执行流程，但并非总是如此。另外，很多流程对人的工作效率具有负面影响。有些流程由于繁琐之至，即便它们可以解决一些问题，也会引发新的问题。此时，工具成为确保人们有效执行真正有用的流程的关键。

　　工具有两大基本功能，一是令人所付出的劳动取得事半功倍的效果，提高人的工作效率，二是代替人去工作，因为有时候工具能够比人更有效地完成工作。有些工具只能发挥其中一种作用，但大多数工具都能发挥两种作用。

　　例如，编译器就是一种能令人的劳动取得事半功倍效果的工具。几十年前，程序员需要写出能在计算机处理器上运行的实际代码。这种方法非常耗时，因为程序员必须构思计算机需要执行的动作，并将这些动作分解成由1和0组成的代码。而编译器可以将每行高层代码转译成数十个（或数百个）计算机命令，它的出现使程序员可以进行更多抽象的工作，花更多的时间和精力去分析和解决手头的问题，他们的工作效率因此大大提升。

　　因特网就是工具替代人类劳动的一个典型例子。要访问某个网站，你只需要知道它的网址（即资源位置定位符）就足够了。你不需要知道网络是如何定位到你想要访问的网站的。你提供资源位置定位符后，因特网上的计算机就会相互合作，找到你所需要的网页，并决定如何将你的请求发送到目的地，同时接收它的响应消息。

　　人们不需要了解因特网的细节就可以上网，这使得全球的用户都能使用万维网（WorldWideWeb）。这是因为因特网以用户看不见的方式完成了这项工作，而用户只是输入资源定位符。

　　与许多工具制造者所宣称的相反，并不是每项工作都需要借助工具。你的个人能力再结合有效的流程，足以让你漂漂亮亮地完成日常的许多任务。但与此同时，你应该时刻注意是否能借助工具来提高人或者流程的效率。你可以根据工具的两大基本功能，来判断在哪些情况下需要借助工具。流程中是否有些步骤要占用大量时间？仔细观察你的员工在哪些具体的步骤和任务上花费了时间。员工的精力应该集中到能够发挥其创造力和智慧的工作上。他们是花大量的时间去从事创造性的工作，还是被很多非创造性的工作耗费了精力？

　　如果某个流程需要人们花大量的时间去完成一些非创造性的工作，就应该借助工具了。找到一种可以实现事半功倍效果的工具，这样人们就可以投入更少的时间从事非创造性的工作，而投入更多的时间完成更具挑战性的工作。这不仅有助于提高人们的工作效率，也能改善他们工作与生活的质量，因为他们可以花更多的精力从事更加有趣和更具挑战性的工作。

　　有没有一些流程根本不需要人的参与？通过上面的分析，我们有时会得出重要的发现，即某项工作根本不需要员工具有独特的能力。在这种情况下，整个工作都可以自动化完成。如果找到合适的工具，员工就可以把时间花在更加重要的工作上。

　　一旦某种工具被采用，必定要求流程有所改变。但应该认真考虑是否值得为了采用某种工具而去改变流程。这些改变对员工会有何影响？新流程是否能给员工的工作提供支持？员工是否有时间，并且掌握了必需的技能和知识去执行新流程？新流程是否支持公司的目标？

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